מה חשוב לדעת על חייגן אוטומטי לעסק
בעזרת חייגן אוטומטי ניתן לייעל את העסק בכמה דרכים. לפני שנרחיב על כך, הנה כמה עובדות שכדאי לדעת:
- החייגן איננו שיחת בוט. מדובר בכלי עזר שעוזר לנציגים ולעובדים שלכם להוציא יותר שיחות. בזכות החייגן לא צריך לבזבז זמן על חיוג, לא צריך לחכות על הקו על הלקוח יענה. היעילות של חיבור בין עובד ללקוח לזמן שיחה נטו הופך כל שיחה לאפקטיבית יותר.
- החייגן שלנו מאפשר גם לעסקים לא גדולים ליהנות מפתרון איכותי ומועיל, שעד לא מזמן שימש רק במוקדי המכירה והשירות הגדולים ביותר.
- החייגן מסייע לפולואפ וזו גם הנקודה שבה מסתתר רווח משמעותי לעסק שלכם. אחוז גדול מהעסקאות לא נסגר בשיחה הראשונה אלא בשיחות החוזרות. החייגן עוזר להשיג יותר שיחות פולואפ, מגדיל הכנסות וגם מייעל את תהליך העבודה כולו.
- קל ונוח להגדיר את החייגן, למשל למי מחייגים, מתי מתקשרים, כמה פעמים מתקשרים לפי שעוברים ללקוח הבא, מה קורה אם השיחה לא נענית. את ההגדרות ניתן לשנות ולעדכן בקלות לפי הצורך.
- ניתן לאסוף נתונים ולנתח אותם לתועלת העסק, למשל ניתן לבדוק את אחוזי המענה של הלקוחות, זמני שיחה, מועדים שבהם לקוחות עונים יותר. אלה נתונים שאפשר ללמוד מהם כדי להשתפר ולשפר את העסק.
בנוסף, כאשר משלבים במערכת גם הקלטת שיחות, בעל העסק והמנהלים יכולים ללמוד מהשיחות עצמן ולא רק מהנתונים היבשים. כך אפשר להבין אילו שיחות מכירה עבדו טוב, איפה לקוחות איבדו עניין, אילו התנגדויות חוזרות על עצמן ואיך ניתן לשפר את שיחת המכירה הבאה.
מהו חייגן אוטומטי וכיצד הוא עובד בפועל אצלנו ב-qualia?
במקום שאתם או עובדים שלכם תבזבזו זמן בהתקשרות עצמה, חייגן אוטומטי לעסק לוקח על עצמו את הפעולות המתישות, המרגישות והסיזיפיות. כלומר במקום שעובד יחייג מספר אחרי מספר, ימתין מול צלילי החיוג וההמתנה, לפעמים ישאיר הודעה ורק אחר כך יעבור ללקוח הבא, החייגן נכנס לתמונה. העובד נכנס לשיחה רק כאשר הלקוח עונה ונמצא על הקו. הדברים עובדים באופן הבא:
- מעלים למערכת רשימת לידים, לקוחות ומספרי טלפון פוטנציאליים.
- מגדירים פרמטרים נחוצים, כמו כמות החיוגים לכל מספר, שעות התקשרות, מה קורה אם אין מענה, האם המערכת מתקשרת שוב ואחרי כמה זמן, מה נחשב לשיחה שנענתה ועוד.
- מרגע שמפעילים את החייגן הוא מנהל את רשימת הטלפונים. אנשי המכירות או הנציגים מקבלים שיחות רק כאשר בצד השני הלקוח עונה. לא מבזבזים זמן על המתנה וכל מה שמסביב.
"הגישה שלנו בתחום היא לתכנן עבור כל לקוח פתרון אישי. מדובר במערכת שכוללת חייגן וגם פונקציות נוספות כמו הקלטת שיחות, ניתוב שיחות ועוד הרבה יותר. הקלטות השיחה מאפשרות לעסק לחזור לשיחות אמיתיות, ללמוד מהן, להדריך אנשי מכירות חדשים ולחדד את תהליך המכירה לפי מה שקורה בפועל מול הלקוחות. כל מערכת, לכל עסק, אנו בונים בהתאם לאפיון שנעשה בתחילת הדרך. אם צריך, אנו מטפלים גם במקצה שיפורים לאחר הטמעת המערכת ואיסוף נתונים. למשל, מהניסיון שלנו עסק שמטרתו היא לחזור ללידים שלא נסגרו זקוק לפתרון שונה לעומת עסק שצריך לפנות ללקוחות קיימים עם הצעה למוצרים נוספים."
למה עסקים עוברים לחייגן אוטומטי? אלה הם היתרונות המרכזיים
בעזרת חייגן אוטומטי פריון העבודה גדל וניהול השיחות, המענה, המכירות ושירות מתייעלים. כל נציג יכול לטפל בהרבה יותר לקוחות מאשר קודם לכן. כאשר העובד לא צריך לחייג פעם אחר פעם, לכתוב ידנית לאילו לקוחות לחזור מאוחר יותר וכדומה, הוא פחות מתעייף ולא מרגיש שהוא מבזבז זמן יקר. חייגן אוטומטי מייעל את הזמן, וזה לא הכל. עוד נמצא כי:
- חייגן אוטומטי מקטין את תחושת השחיקה בקרב העובדים. כאשר עובד מקבל רק שיחות ולא מבזבז זמן על חיוג, הוא יותר מרוכז, סבלני ולא מתוסכל לאורך היום.
- החייגן אוסף סטטיסטיקה ועוזר לטפל בהרבה יותר הלידים. ניתן לאסוף מידע כמו כמה ניסיונות התקשרות נעשו לכל מספר, מתי יצאה שיחה, באילו שעות לקוחות עונים יותר וכן הלאה. לא צריך למלא נתונים בדפדפת או באקסל. אין לידים שנופלים בין הכיסאות והולכים לאיבוד.
- הסיכוי לסגור ליד עולה ככל שחוזרים ללקוח מהר יותר והחייגן עוזר להגיע מהר יותר ללידים החמים. כלומר, החייגן עוזר לחזור מהר יותר לפניות שהתקבלו דרך האתר, מפרסום ממומן, פניות שהשאירו לקוחות דרך המענה הקולי, וואצאפ וכדומה.
כאשר משלבים בחייגן גם הקלטת שיחות, ניתן להפוך כל שיחה לכלי למידה. מנהלים יכולים להקשיב לשיחות, לזהות נקודות חזקות וחלשות, להדריך אנשי מכירות חדשים ולשפר את איכות השיחה לאורך זמן. כך העסק לא רק מוציא יותר שיחות, אלא גם משפר את הדרך שבה השיחות מתנהלות.
לאילו סוגי עסקים זה מתאים?
העסקים שיפיקו את מירב התועלת מפתרון של מערכת חיוג אוטומטי הם למשל:
- עסקים שבהם מטפלים בהרבה לידים. למשל עסקים שנעזרים בפרסום ממומן, עסקים שיש להם אתר שמייצר לידים וכדומה.
- עסקים שחשוב להם תהליך פולואפ שיטתי ומאורגן יותר. למשל בעסקים שבהם ללקוח לוקח זמן לקבל החלטת רכישה כגון ביטוח, נדל"ן, שירותים מקצועיים, הכשרה ולימודים ועוד.
- עסקים שמשרתים עסקים, B2B. אלה עסקים שבהם מחזורי מכירה ארוכים הם חלק מהחיים וערך של כל עסקה גבוה במונחי כסף.
- עסקים שרוצים לתת שירות יעיל יותר, בין היתר באמצעות פתרון כגון שיחה חוזרת ללקוח.
עסקים שמקבלים פניות מכמה מקורות שונים. למשל אתר אינטרנט, פייסבוק, אינסטגרם, טיקטוק, קמפיינים ממומנים או דפי נחיתה. במקרים כאלה ניתן להגדיר מספרים או שלוחות שונות לפי מקור הפנייה, וכך להבין טוב יותר מאיפה מגיעות השיחות ואילו ערוצים מייצרים לידים איכותיים יותר.
שיפור מערך המכירות והפולואפים
עסקים נוטים לפספס לא מעט עסקאות בגלל חוסר יעילות של חזרה ללקוחות וללידים. אפשר לכנות זאת "חריקה" בפולואפ. התוצאה היא למשל כאשר ליד שלא נסגר בשיחה הראשונה ואז הולך לאיבוד ומתפספס, כי אנשי המכירות ממהרים להתקשר ללידים הבאים ברשימה. אם חוזרים לליד אחרי שבוע, זה עשוי להיות מאוחר מדי וכעת, החייגן נותן לכך פתרון.
כאשר מגדירים בצורה טובה את הפולואפ, תוצאות מערך המכירות משתפרות. אפשר להגדיר למשל שאם הלקוח לא עונה, יצא חיוג אוטומטי למחרת בשעה מסוימת או באותו היום כעבור מספר שעות. ניתן להגדיר כי בשיחה שבה הלקוח ענה או לא נסגרה מכירה, החייגן ינסה שוב בעוד יומיים או שלושה. המערכת פועלת לפי מה שהוגדר, בצורה הכי מתאימה לעסק, לפרופיל הלקוחות, לסוג השירות או המכירה שבהם מדובר. הכל קורה בלי טעויות, בלי פספוסים משום שהחייגן לא מתעייף ולא שוכח.
מעבר לכך, הנתונים שנאספים יכולים לעזור לחדד את ההגדרות ולשפר אותן. למשל אם מגלים בעסק מסוים שמרבית השיחות שנסגרות קורות בניסיון השלישי, זה יכול להשפיע על שיפור תהליך המכירה. אם רואים שלידים ממקור מסוים נסגרים ביחס גבוה יותר מאשר ממקור אחר, העסק ידע באילו לידים להתמקד יותר בהמשך.
באילו מצבים חייגן אוטומטי הופך לכלי חשוב במיוחד?
חייגן אוטומטי מוכיח את ערכו וחשיבותו במיוחד בכמה מצבים:
כאשר ישנה תקופה שבה כמות הלידים גדלה הרבה יותר מהרגיל. למשל כאשר העסק משיק קמפיין פרסומי מיוחד, אם יוצאים במבצע להגדלת המכירות, לקראת החגים, בעסקים מסוימים, בהשקת מוצר חדש או לאחר פיתוח של שירות נוסף.
בזמנים שכמות הלידים הגדולה היא מעל ומעבר למה שעובדי העסק יכולים לטפל בהם, החייגן פותר את הבעיה. חייגן אוטומטי מאפשר לטפל בכמות הלידים מבלי לגייס עובדים נוספים או עם הגדלה מינימלית של כמות המשמרות או העובדים.
כאשר עסק רוצה להיערך נכון לתקופת פעילות מיוחדת בענף. בענפים מסוימים נמצא כי ישנן תקופות בשנה של קפיצה בכמות המתעניינים. בתקופה זו חשוב להיערך להרבה יותר מכירות, למשל לקראת סוף שנה, מכירת ביטוחים, מוצרים פנסיוניים, לקראת החופש הגדול, מכירות חופשות, טיסות, שירותי פנאי. חייגן מתאים מאוד להגדלת המענה והמכירות בתקופות כאלה.
כאשר רוצים להגדיל הכנסות על ידי שימוש ברשימת לידים גדולה שנאספה. הרבה עסקים השיגו הרבה לידים וכעת הם רוצים לטפל בהם בצורה מהירה ויעילה יותר. בעזרת החייגן ניתן להשיג את המטרה ביתר קלות.
